Cos’è la regola dei cinque minuti

Quando si tratta di tecniche per evitare di procrastinare, quella dei due minuti è sempre la più citata. Tuttavia, la regola dei due minuti è una medaglia con due lati: un lato è offerto come un modo per costruire abitudini per obiettivi più grandi e ridurre la sopraffazione. L’altro lato della regola dei due minuti consiglia di cancellare immediatamente tutto ciò che richiede due minuti o meno, per evitare di sprecare tempo prezioso per pensare e occuparsene più tardi.

Ma due minuti sono realistici? Vi danno abbastanza tempo?

Questo è il contro argomento della regola dei due minuti, ed è il motivo per cui può essere utile introdurre la regola dei cinque minuti.

Mike Vardy di Productivityist sostiene per esempio che i compiti di due minuti non sempre funzionano. Quella chiamata che volevi fare a un cliente, quell’email che dovevi inviare a un collega potrebbe passare da un compito di due minuti a un “vampiro succhia tempo” di 30 minuti che potrebbe alla fine far deragliare completamente la tua produttività e i tuoi progressi per la giornata. Se avete mai provato a cancellare i compiti in arrivo non appena arrivano, potreste averlo sperimentato voi stessi. Quello che si sperava potesse durare solo pochi minuti può finire per dissanguare il vostro tempo.

Come con qualsiasi metodo di produttività, ci vuole tempo per verificare completamente se stessi e le proprie circostanze. Come lavorate meglio, com’è l’ambiente del vostro ufficio, le vostre distrazioni quotidiane, le vostre responsabilità personali e altre variabili come gli altri su cui fate affidamento per completare il vostro lavoro è diverso per ogni persona.

Sappiamo che tornare a concentrarsi sul lavoro richiede circa 20 minuti dopo ogni interruzione. Quindi, affrontare i compiti di due minuti appena arrivano nella tua casella di posta, sul tuo telefono o tramite un comando verbale è il metodo giusto per te? O questo interromperà e sposterà completamente la tua giornata?

Tu ti conosci meglio di chiunque altro. Sai in quali parti della tua vita sembri sempre procrastinare. Quindi, se pensi di poter fare le cose, toglierle dalla tua lista e dalla tua testa in due minuti, fantastico! Adotta il metodo dei due minuti. Ma se le tue circostanze ti fanno pensare che due minuti non siano realistici, allora potresti aumentarli a cinque minuti?

Inoltre, i due minuti sono un tempo troppo lungo che può essere facilmente superato? David Allen, autore di Getting Things Done consiglia ai dirigenti che allena di avere 30-90 minuti ogni mattina liberi da riunioni per lavorare su compiti di due minuti. Questo sembra contraddire l’altro consiglio di agire sui compiti man mano che arrivano. Inoltre 30-90 minuti sembrano un tempo lungo e significherebbe per il dirigente medio lavorare su 15-45 piccoli compiti. È fattibile? O ognuno di essi si sovrapporrebbe, causando così più sovraccarico?

Ora, per molte persone la regola dei cinque minuti funziona meglio di quella dei due minuti. In ogni caso, non c’è una risposta giusta se ti impegni in compiti di due minuti o di cinque minuti. Tu stesso sai quale funzionerà meglio per te. Prova a implementare regolarmente nella tua giornata questo trucco di produttività di cinque minuti al posto di controllare i social media e guarda come influisce positivamente sulle tue liste di cose da fare e ti aiuta a sentirti più proattivo.